工作流是在一定時(shí)期內(nèi)完成特定任務(wù)所需的活動(dòng)序列或步驟，它是可重復(fù)的工作模式。其所描述的流程包括任務(wù)、文檔或信息，這些任務(wù)、文檔或信息按操作或預(yù)定義業(yè)務(wù)規(guī)則確定的順序傳遞給適當(dāng)?shù)墓ぷ髁鲄⑴c者進(jìn)行操作。

工作流的主要類(lèi)型

工作流主要分為三種流程：

線性工作流——通常從一個(gè)步驟發(fā)展到下一個(gè)步驟，并且不可逆。

狀態(tài)機(jī)工作流——通常以“狀態(tài)”為參照進(jìn)行，必要時(shí)可以返回到上一個(gè)點(diǎn)對(duì)工作流操作行為進(jìn)行調(diào)整。

規(guī)則驅(qū)動(dòng)的工作流——根據(jù)預(yù)定義的規(guī)則進(jìn)行處理，這些規(guī)則可以啟用強(qiáng)制數(shù)據(jù)捕獲、自動(dòng)任務(wù)重新分配或其他操作。

早期工作流的理念始于制造業(yè)，為了協(xié)調(diào)人與人之間的工作任務(wù)。而現(xiàn)代企業(yè)已經(jīng)大量采用了工作流的概念，并享受其帶來(lái)的好處。它能夠提高效率；提供更好的響應(yīng)能力；增加工作流程透明度；提高盈利能力；支持快速地工作流審批。

每個(gè)大公司或小公司都會(huì)定期處理各種審批工作流。如今，即使簡(jiǎn)單的營(yíng)銷(xiāo)活動(dòng)流程，也可以通過(guò)可視化工具變得清晰可見(jiàn)。工作流的每個(gè)步驟都可以分配給在工作流執(zhí)行過(guò)程中分布在多個(gè)部門(mén)的員工。在某些情況下，一些步驟可能還需要第三方相關(guān)者的參與或通過(guò)自動(dòng)化處理來(lái)實(shí)現(xiàn)（例如程序調(diào)用、發(fā)送郵件等）。

工作流管理工具

無(wú)論公司規(guī)模大小，提高效率、公司的響應(yīng)能力和盈利能力都是至關(guān)重要的。如果依賴(lài)冗長(zhǎng)的電子郵件或手動(dòng)工作流管理，通常會(huì)阻礙有效處理日常任務(wù)和協(xié)作的能力。

數(shù)字化的工作流通過(guò)自動(dòng)化的方式交接，并且取代重復(fù)性高的手工流程，讓這些任務(wù)無(wú)需人工干預(yù)即可完成。工作流通常是通過(guò)工作流管理工具實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的，這些工具允許設(shè)置業(yè)務(wù)規(guī)則來(lái)指示何時(shí)可以成功完成一個(gè)步驟并觸發(fā)下一個(gè)步驟。

一些工作流管理工具還可以自動(dòng)協(xié)調(diào)各個(gè)步驟之間的依賴(lài)關(guān)系，允許超越線性工作流自動(dòng)化，使工作流管理更加高效。最后，良好的工作流管理系統(tǒng)為快速的信息交換、討論和更容易的任務(wù)跟蹤提供了一個(gè)友好的數(shù)字工作環(huán)境。

工作流雖好，但更需要企業(yè)認(rèn)同它的價(jià)值

為了取得成功，除了工作流自動(dòng)化之外，公司還需要確保他們能夠快速定制IT環(huán)境并及時(shí)滿足市場(chǎng)需求。如果團(tuán)隊(duì)本身缺乏協(xié)作和溝通的意識(shí)，即使工作流能改善團(tuán)隊(duì)溝通的困境，它依舊無(wú)法發(fā)揮作用。因此，當(dāng)公司打算采納工作流管理工具之時(shí)，必須讓團(tuán)隊(duì)的成員接受和理解工作流在企業(yè)應(yīng)用的意義。

工作流工具將員工、自動(dòng)化工作流和任務(wù)通信統(tǒng)一在一個(gè)工作環(huán)境中，并提高公司的團(tuán)隊(duì)效率和績(jī)效。更重要的是，它允許非技術(shù)用戶(hù)以簡(jiǎn)單的拖放方式設(shè)計(jì)、運(yùn)行和修改工作流。這樣公司可以在不依賴(lài)IT人員的情況下將其有效性提升到更好的水平。

當(dāng)公司團(tuán)隊(duì)具備這樣的意愿，我們可以適應(yīng)需求定制流程，并使我們能夠更高效地自動(dòng)化和管理我們的工作。這也是所有現(xiàn)代化企業(yè)所期待的。