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每個(gè)企業(yè)都有流程，每個(gè)流程也都有效率特別低下的地方。而通過(guò)工作流流程映射來(lái)評(píng)估這些流程，能最有效地找到這些低效率的環(huán)節(jié)，確保企業(yè)以最佳的狀態(tài)運(yùn)營(yíng)。

工作流映射旨在確定改進(jìn)工作中的重點(diǎn)。然而，對(duì)于任何企業(yè)而言，這不是一項(xiàng)容易的工作。它涉及很多相關(guān)的因素：時(shí)間、人員、資源和計(jì)劃。

盡管該過(guò)程并不容易實(shí)現(xiàn)，在企業(yè)工作流改造中必不可少。值得慶幸的是，有一些方法可以確保我們的工作流程映射能夠順利進(jìn)行，并提供我們期望的結(jié)果。

1.不要映射每個(gè)流程

因?yàn)槲覀兿肓私夂透倪M(jìn)企業(yè)的各種工作流程，但這并不意味著每個(gè)流程都需要去映射。

首先，我們需要查看企業(yè)中表現(xiàn)不佳的領(lǐng)域，看看是否存在著明顯無(wú)法實(shí)現(xiàn)目標(biāo)或根本沒(méi)有達(dá)到期望的任務(wù)。尋找那些存在明顯瓶頸的流程和部門(mén)。從那里，我們很可能會(huì)看到這些流程如何影響我們企業(yè)的其他領(lǐng)域。

然后在開(kāi)始映射過(guò)程時(shí)，請(qǐng)考慮以下目標(biāo)：

?確定執(zhí)行每個(gè)流程的人員

?確定哪些事件發(fā)生在流程的每個(gè)步驟中

?清晰直觀地詳細(xì)描述每個(gè)步驟（映射）

?搜索瓶頸或其他速度變慢的環(huán)節(jié)

?分析數(shù)據(jù)以找出需要改進(jìn)的地方

?制定可行的改進(jìn)計(jì)劃

?哪些流程會(huì)比其他流程更清晰。

如果您不確定是否存在瓶頸，但是注意到這些“問(wèn)題”，就是流程映射正確的開(kāi)始。

2.詢(xún)問(wèn)自己：這是什么類(lèi)型的流程，可以映射嗎？

同樣重要的是要知道，流程映射并不能在每個(gè)流程中都起作用。大多數(shù)企業(yè)的業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)可以分為三種類(lèi)型的流程：轉(zhuǎn)型的（制造流程，輸入/輸出等）、事務(wù)性（銷(xiāo)售活動(dòng)，呼叫中心等等）、決策（審批/拒絕的應(yīng)用程序，定價(jià)，庫(kù)存控制等），根據(jù)流程的類(lèi)型來(lái)區(qū)別，看看哪種類(lèi)型的流程圖比其他流程圖更有效。

例如，與用于庫(kù)存控制的流程圖相比，制造流程的流程圖可能最容易創(chuàng)建。流程程的每個(gè)步驟都有明顯的走向，可以用符號(hào)和箭頭進(jìn)行映射。比起制造流程并非每個(gè)流程都可以如此清晰地可視化。如果考慮該流程是否涉及許多高層以及開(kāi)放式的決策，這就不僅需要映射流程圖了。我們需要考慮從更基本的轉(zhuǎn)換或事務(wù)處理流程開(kāi)始。通常可以使用類(lèi)似于泳道圖的方式來(lái)映射這些圖。

3.從簡(jiǎn)單的設(shè)計(jì)開(kāi)始，然后再對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化

初始映射流程是件頗為麻煩的事。您很可能需要添加或刪除多個(gè)步驟，更改視圖的外觀，分配/重新分配名稱(chēng)以及更改它們。因此，沒(méi)有理由需要使用昂貴或復(fù)雜的視圖繪制工具。我們建議可以對(duì)泳道采用貼不同顏色便簽紙的方式來(lái)進(jìn)行頭腦風(fēng)暴。并且在痛點(diǎn)上用比較鮮艷的顏色來(lái)表示，增加整個(gè)團(tuán)隊(duì)對(duì)流程及其薄弱環(huán)節(jié)的了解。通常這個(gè)過(guò)程在白板上就能完成，還能增加多方參與人員的探討。

創(chuàng)建物理導(dǎo)圖后，我們將需要使用Visio，Excel或PowerPoint等工具將其輸入為數(shù)字格式。當(dāng)然我們可以利用我們的流程圖擴(kuò)展程序，讓我們?cè)诹斜聿襟E和可視化步驟之間切換為工作流程圖。

4.使用泳道圖顯示責(zé)任歸屬

當(dāng)要顯示不同部門(mén)之間的多重責(zé)任時(shí)，傳統(tǒng)的流程圖并不能發(fā)揮理想的價(jià)值。對(duì)于大多數(shù)涉及跨職能方陣的流程，我們通常建議使用泳道圖。因?yàn)樗梢詭椭覀冿@示人員和角色如何協(xié)同工作以實(shí)現(xiàn)結(jié)果。

在泳道圖上，跨團(tuán)隊(duì)活動(dòng)可以由跨多個(gè)泳道的任務(wù)表示。如果沒(méi)有表現(xiàn)出責(zé)任歸屬，那么很難確定瓶頸是來(lái)自特定步驟還是來(lái)自個(gè)人或團(tuán)隊(duì)。如果想知道某個(gè)特定角色是否正在限制團(tuán)隊(duì)整體的效率，泳道圖更能反應(yīng)真相。

5.從團(tuán)隊(duì)中獲取意見(jiàn)

最后，也許最重要的是，您無(wú)需也不應(yīng)該自己創(chuàng)建工作流程流程圖。流程圖的創(chuàng)建應(yīng)始終與使用該流程的人員相關(guān)，所以在做流程映射時(shí)，我們需要流程參與者一起來(lái)創(chuàng)建。

例如，如果創(chuàng)建的工作流程是通過(guò)人力資源部門(mén)進(jìn)行的，并且您正在對(duì)其進(jìn)行映射以評(píng)估其是否有效，那么您就需要采訪(fǎng)人力資源部門(mén)的某人，以確保他們以正確的速度進(jìn)行正確的工作。

如果他們說(shuō)“我們沒(méi)有時(shí)間上傳這些文件”，那么解決方案可能是在工作流程中增加自動(dòng)化以節(jié)省時(shí)間。但是，如果瓶頸是軟件造成的，而不是團(tuán)隊(duì)成員或員工的不足，那么可能是時(shí)候升級(jí)軟件或添加/消除工作流程中的步驟了。如果不與相關(guān)成員交談，您不一定會(huì)意識(shí)到這些瓶頸。這就是為什么在映射流程時(shí)從團(tuán)隊(duì)中獲取反饋是很重要的原因。

結(jié)論

工作流流程映射有時(shí)可能是一個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程，因此了解如何節(jié)省最多的時(shí)間和精力非常重要也需要非常仔細(xì)。首先，您要確保哪些流程需要映射，關(guān)注那些容易出現(xiàn)瓶頸或效率低下的跡象。接下來(lái)，再問(wèn)問(wèn)：“這是什么類(lèi)型的流程，可以映射嗎？”而且并非每個(gè)工作流程都可以使用泳道圖。某些流程的級(jí)別更高，則需要使用不同的方法。對(duì)于那些可以映射的內(nèi)容，先從簡(jiǎn)單、快捷的方法開(kāi)始，例如使用白板和便簽來(lái)進(jìn)行簡(jiǎn)單的繪制。繪制出每個(gè)步驟的圖，并尋找可能存在效率低下的區(qū)域，然后在進(jìn)行數(shù)字化存檔。最后，要多聆聽(tīng)反饋。確保您繪制的流程圖盡可能真實(shí)地反映現(xiàn)實(shí)工作流，這樣你才能知道用哪種策略最能改善它。