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工作流管理系統(tǒng)在實施階段能夠演化為基本理念，是因為系統(tǒng)使用了典型的三層結構管理模式：客戶層，中間層和數據層。工作流流管理系統(tǒng)是有別于ERP，還有其他一些普通的企業(yè)管理信息系統(tǒng)，它們的目的都是提高企業(yè)事務處理效率和水平的，而工作流管理系統(tǒng)則是面向整個市場和客戶的，最終目的是提高企業(yè)的業(yè)務處理水平和市場應變能力。

實施工作流管理系統(tǒng)之前需要先完成企業(yè)戰(zhàn)略目標和工作流實施的分析。工作流管理系統(tǒng)的在實際應用中分為模型建立階段、模型實例化階段和模型執(zhí)行階段三個實施階段。模型建立階段是通過把企業(yè)的業(yè)務處理過程轉化為計算機處理的工作流模型，這一階段是利用工作流建模工作去完成模型建立的；模型實例化階段完成運行相關參數的設置，分配活動執(zhí)行的資源（包含資源、人員和應用）；模型執(zhí)行階段是完成業(yè)務過程的執(zhí)行，這個階段的主要任務是完成人機交互和應用的執(zhí)行，并且監(jiān)控和跟蹤此過程中的所有活動的執(zhí)行情況。

在工作流管理系統(tǒng)的實施階段中的系統(tǒng)設計過程，是根據用戶職責的不同分為過程創(chuàng)建者、系統(tǒng)管理員、一般用戶三種。過程創(chuàng)建者是由業(yè)務人員和技術人員組成，主要是負責流程的定義建模；系統(tǒng)管理員負責系統(tǒng)的配置和維護，系統(tǒng)中執(zhí)行的所有活動的監(jiān)控；而一般用戶是人工活動的執(zhí)行者，系統(tǒng)為其分配任務、給予指示，配合完成流程的執(zhí)行。

因為工作流管理系統(tǒng)和普通的事務處理系統(tǒng)有著明顯的區(qū)別，所以工作流系統(tǒng)在企業(yè)的實施方法上也有異于普通的事務處理系統(tǒng)。工作流管理系統(tǒng)的最終目標是提高企業(yè)整個業(yè)務層的業(yè)務處理水平，并且強化企業(yè)的市場意識，提高企業(yè)對市場的應變能力。此外，工作流管理系統(tǒng)的設計與實施能夠解決項目管理中的一些瓶頸，并實現對業(yè)務流程的集成管理。通過工作流系統(tǒng)的應用加強業(yè)務處理流程的透明度，提高了工作效率，體現了工作流系統(tǒng)的應用價值。