我們所做的大多數(shù)工作是臨散的，都在一段時間內逐步完成階段性的步驟。我們在工作的過程中從不同的來源接收信息和數(shù)據(jù)，希望這些信息是正確的、及時的、可理解的和可用的。沒有“好數(shù)據(jù)”，我們可能完成工作，但這工作的結果可能是錯誤的或者是次優(yōu)的。

信息的來源

我們工作的質量與我們收到信息的準確性和時間上的質量高度相關。對更好、更及時、更可用的數(shù)據(jù)的訪問通常會造就更好的結果。而且通常會提高我們的工作效率。隨著時間的推移，我們對信息的訪問已經(jīng)從基本的紙質文件，到數(shù)字文件，再到現(xiàn)在的大數(shù)據(jù)和人工智能。人類獲取信息的能力有了很大的改進。但其中一些信息仍然被延遲，或者僅僅因為地理位置的限制而不容易獲得，云正好解決了這個障礙。

云，完美的促進者

由于缺乏即時信息，銷售專業(yè)人員、質量保證人員或技術人員的工作容易受到阻礙。在過去，無論是訪問文件、找到正確的文件，還是經(jīng)歷長時間下載文件對上述工作人員來說，都是異常煎熬的事。

得益于互聯(lián)網(wǎng)的普遍性和連接速度的高速提升，云應用的使用現(xiàn)在可以克服這些障礙了。實時信息不僅成為現(xiàn)實，而且是一種工作模式的展望。這也意味著不再有物理障礙：現(xiàn)在所有人可以隨時隨地訪問知識庫，對企業(yè)知識資產加以更好地利用。例如，在現(xiàn)場或生產車間填寫表格或查看圖紙和文檔不再需要返回辦公室查詢，同時實時應用加上移動終端的普及允許車間使用實時圖像、音頻甚至虛擬演示來與管理層進行實時對話。

實時工作流

云現(xiàn)在允許許多日常工作流的參與者實時共享信息、協(xié)作和批準或修改，而不是移動表單、召開會議或將數(shù)據(jù)輸入到遺留的舊系統(tǒng)中進行處理。在會談、溝通中使用視頻、音頻和靜態(tài)圖片可以增加各方的相互理解，推進合作的結果。因為云無處不在，我們獲得了實時交互的能力，無論是跨位置交互，還是跨時間互，這讓我們的工作可以充分利用碎片化時間合理分配與使用。

云安全

使用基于云的工作流最大的一個反對聲音是，許多企業(yè)擔心它存在安全漏洞。其實，企業(yè)中的大多數(shù)惡意行為都發(fā)生在公司內部，改進信息分發(fā)和協(xié)作的好處遠遠大于潛在的安全風險。

另一方面，使用基于云的工作流解決方案增加了按用戶角色、位置和項目管理訪問控制的能力。在許多安全入侵工作開始之前云服務基于安全的考量就已經(jīng)放在其構建當中。

基于消費者的云系統(tǒng)

不幸的是，一些工作流應用程序正在使用基于消費者的云系統(tǒng)來存儲他們的文檔和圖紙，因為它們成本較低或沒有成本。但是對于工作流解決方案來說，確保正確的版本是明確可用的，并且后面的版本是受限制的，這不僅是必要的，而且是必須的。使用錯誤版本的文件或圖紙往往會增加成本?；谙M者的系統(tǒng)只提供基本的訪問控制和版本控制的云系統(tǒng)就存在這樣的問題。尤其是對于繪圖管理，在需要進行次要版本控制、主要版本控制、標記和紅線批注、實時協(xié)作和查看本機CAD文件的情況下，只有基于商業(yè)的系統(tǒng)才能足夠企業(yè)的需求。

云計算中以文檔為中心的商業(yè)工作流系統(tǒng)是提高信息分發(fā)、協(xié)作、準確性甚至安全性的一個很好的方法。獲取實時數(shù)據(jù)（包括視頻和音頻）可以提高決策的速度和結果，而決策所使用的數(shù)據(jù)集是在企業(yè)使用中得到維護的。加上改進的安全性和生產力，這種結合加快了業(yè)務流動的速度。對于擁有基于現(xiàn)有內部部署解決方案的遺留系統(tǒng)的企業(yè)來說，是時候制定一個計劃，慢慢地逐步采用基于云的工作流系統(tǒng)，可以采用混合云的方式，來確保企業(yè)數(shù)據(jù)的安全和最大范圍的可用性。