文檔管理工作流，文檔管理的新世界
作者：alphaflow來源：flowyun.com訪問：437時間：2019-09-02
對于許多企業(yè)來說，文檔控制和管理功能是業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)和底層。我們需要大量的人工來管理文檔信息，隨著越來越多的圖紙和文件數(shù)字化，管理人員的工作也擴展到管理這些電子文件。員工之間使用網(wǎng)絡(luò)共享，這構(gòu)成了公司最主要的知識資產(chǎn)。
電子化的文件，主要通過內(nèi)網(wǎng)、電子郵件附件等方式成為供應(yīng)商、客戶、企業(yè)員工之間信息傳遞的主要介質(zhì)。這時，許多公司數(shù)字化轉(zhuǎn)型就會出現(xiàn)兩個問題，一確保信息分發(fā)和協(xié)作工作流上信息的傳遞準(zhǔn)確性；二確保信息傳遞的安全性。
例如：CAD文檔和一些重要的企業(yè)產(chǎn)品數(shù)據(jù)已經(jīng)成為企業(yè)最有價值的資產(chǎn)之一，這就要求在用戶和第三方傳遞中提供合理的訪問權(quán)限同時又能保護(hù)資產(chǎn)安全。
引領(lǐng)數(shù)字化轉(zhuǎn)型
在這種數(shù)字化轉(zhuǎn)型調(diào)整過程中，大多數(shù)企業(yè)的第一步是認(rèn)識到需要升級文件控制組，從較低級別的行政部門升級為管理級別數(shù)字化工作的推進(jìn)。這意味著，不僅要確保企業(yè)信息安全的層面提供更可靠的文件保護(hù)機制。
隨著數(shù)字資產(chǎn)概念的發(fā)展，企業(yè)日常工作流程中會嵌入許多內(nèi)容包含數(shù)字文件、消息和圖像。為了避免部門之間命名不規(guī)則造成的誤讀，需要有統(tǒng)一的管理。這種統(tǒng)一的文檔管理也會帶來工作流的變更。
產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理（PDM）和產(chǎn)品生命周期管理（PLM）工作流系統(tǒng)已經(jīng)變得足夠復(fù)雜，必須整個企業(yè)中的使用者和管理者進(jìn)行監(jiān)督和培訓(xùn)。這意味著文檔管理員需要學(xué)習(xí)新系統(tǒng)和新技能，建立相應(yīng)的培訓(xùn)和培訓(xùn)流程。
與其他變革性流程一樣，轉(zhuǎn)向數(shù)字資產(chǎn)管理需要高級管理層的全力支持和資源支持。在麥肯錫最近的一篇報告中指出，隨著公司數(shù)字化其流程，一線業(yè)務(wù)增長實際上會放緩，但整體盈利能力會增加。雖然聽起來有點有違常理，這種數(shù)字化轉(zhuǎn)型意味著企業(yè)更大的競爭空間被和產(chǎn)品開發(fā)周期縮短了，但是內(nèi)部生產(chǎn)力提高了、誤差減少了、產(chǎn)品上市時間和勞動力投入意味著盈利能力以更高的增長率在逐步增加。
不僅僅是“控制”文檔
隨著信息幾乎完全數(shù)字化，企業(yè)中文檔的控制成為許多企業(yè)工作流程效率掌控的關(guān)鍵。從設(shè)計、質(zhì)量保證、生產(chǎn)、客戶支持、銷售、財務(wù)乃至法律，安全地通過數(shù)字文件的形式向用戶、供應(yīng)商/承包商、批準(zhǔn)人、修訂人和審查人傳輸，成為了工作流程中不可或缺的部分。
“文件管理”所包含的資源和能力升級在整個企業(yè)中產(chǎn)生了巨大的連鎖反應(yīng)。這種影響比引進(jìn)一個新的會計系統(tǒng)或新的首席財務(wù)官（CFO）要微妙得多，因為新的會計系統(tǒng)或新的首席財務(wù)官具有特定的能力或才能。在這里，信息的位置、方式、時間和安全性的觸角會影響整個公司的工作流程和結(jié)果。
對于以文檔為中心的工作流，提高生產(chǎn)力的下一步是在正確的時間、盡可能快速、高效地將正確的信息提供給正確的人。例如，將產(chǎn)品示意圖送至生產(chǎn)車間時，質(zhì)量保證已經(jīng)由研發(fā)部發(fā)布，并確保所有適當(dāng)?shù)膶彶槿藛T和批準(zhǔn)人員完成其檢驗任務(wù)。
在ERP環(huán)境中，文檔工作流在哪里起作用？
許多企業(yè)已經(jīng)開發(fā)并實施了ERP系統(tǒng)，如SAP，它提供跨職能、跨部門的關(guān)鍵工作流處理。盡管許多這些工作流涉及數(shù)字資產(chǎn)（例如發(fā)票、員工記錄、訂單），但它們通常以流程為中心。對于這些流程，數(shù)字資產(chǎn)在完成任務(wù)時很有用，而不是作為任務(wù)的對象。例如，工程變更單的創(chuàng)建及其批準(zhǔn)是一個以文檔為中心的工作流，其中數(shù)字資產(chǎn)的創(chuàng)建是工作的重點。
因此，文檔控制在為以流程為中心的工作流中扮演者類似圖書管理員的角色，它在企業(yè)各個環(huán)節(jié)進(jìn)行分發(fā)和傳遞，成為企業(yè)以文檔為中心的工作流推動者。因為這些工作流貫穿整個企業(yè)，所以所使用的工作流系統(tǒng)必須是健壯的、穩(wěn)定的，最重要的是要易于理解和使用。
這類工作流系統(tǒng)能讓企業(yè)在轉(zhuǎn)型中做到信息高度一致，同時讓那些接受數(shù)字化轉(zhuǎn)型的企業(yè)在市場中創(chuàng)造優(yōu)勢。
