無論你是銷售、財務、生產還是運營，你都脫離不開工作流。工作流對于各行各業(yè)都是件大事情。“我們需要優(yōu)化我們的工作流程”不應該只是一句口號，繪制工作流程圖、構建流程圖，并在軟件應用程序中投入大量資金以方便我們檢查工作流程都是非常重要的工作，但最重要的是要知道工作流的癥結在哪里。那我們要在如何確認工作流的癥結呢？希望本篇與你探討的部分能引起你的共鳴。

從信息捕獲時就確定工作流癥結

我相信許多企業(yè)在ECM／文檔管理領域捕獲信息從而優(yōu)化系統(tǒng)有著豐富的經驗，我們可以通過對文檔的信息捕獲來優(yōu)化工作流。無論是大公司還是小公司，都會在文檔庫和工作流引擎上花費了大量的資金。許多捕獲的信息要么是遺留在舊平臺了，要么只是手工處理進行保存了。然而，根據(jù)標記和存儲文檔所需的標準，許多公司實際上只是完成了電子化文檔存儲的最低要求。文檔存儲庫甚至可能沒有包含任何關聯(lián)的文檔和數(shù)據(jù)。

通過優(yōu)化信息捕獲流程，工作流效率可以提高50%。捕獲影響工作流的領域的一個例子是捕獲大量信息時，這些信息需要正確地識別和標記文檔，而無需部署額外的人力。簡單的任務，如發(fā)票和采購訂單之間的匹配項目，是一項冗長的任務，可以并且應該由技術來處理，人員可以人工輔助來監(jiān)控，確保信息的準確性。通過這樣做，準確的文檔可以在不需要人工干預的情況下傳遞到工作流，而有錯誤的文檔則會在處理前立即標記并修復。我們之前有一份信息遷移時的指標：50%用于工作流任務的時間花費在總信息量的5%上。當你想到這一點時，就能意識到所有這些都可以通過優(yōu)化捕獲流程來解決。

現(xiàn)在有許多工作流平臺提供專門用于信息捕獲的特定應用程序，這些應用程序可以作為一種更快、更準確地交付文檔和元數(shù)據(jù)的方式，連接到大多數(shù)文檔管理/ERP的前端。通過流程和技術優(yōu)化捕獲將通過快速提供正確命名和分類的文檔來降低人工成本、錯誤導致的成本，并加快信息流動。

總結

雖然我們經常討論如何優(yōu)化工作流，但知道在何時優(yōu)化工作流同樣重要。如果企業(yè)能在信息捕獲時就及時優(yōu)化流程，只要處理得當，工作流優(yōu)化可以減少50%的時間在5%的總工作量上。想象一下，這將為您留出多少寶貴的時間。