工作流自動化的4個重大價值
作者：alphaflow來源：alphaflow.cn訪問：128時間：2020-04-01
工作流自動化涉及為業(yè)務流程中的步驟創(chuàng)建一系列自動化操作。我們將招聘新員工的流程為例，來說說工作流自動化如何實現(xiàn)的。
一個招聘流程往往是新聘候選人先接受面試。如果他通過了面試，則將接到人力資源（HR）人員的通知。接下來，可能會派遣這些初試成功的人員進行二次篩選。人力資源代表還要求對其進行背景調(diào)查。最后，企業(yè)將向新員工發(fā)送正式錄取通知書。在他接受工作后，企業(yè)將需要為他準備工作區(qū)。IT部門則可能需要訂購新計算機。行政人員將設(shè)置他的辦公桌、名牌、工作牌等。在整個過程中，所有這些事情都必須發(fā)生，并且它們必須按順序進行。
在這種情況下，我們將概述此流程中的步驟，并將每個步驟分配給適當?shù)膯T工。然后，我們將使用自動化程序來管理該流程。當執(zhí)行新員工聘用時，系統(tǒng)將自動通知員工并輔助他們，以確保他們完成每個任務。當一名員工完成一項任務時，系統(tǒng)將告知流程中的下一個人：現(xiàn)在他們需要完成下一個任務了。
工作流程自動化的好處
1.減少錯誤并防止任務中斷
使用工作流自動化的第一個好處是，它可以大大減少錯誤并防止任務中斷。它消除了“沒人告訴我”的借口。如果我們公司經(jīng)營業(yè)務已有一段時間，相信這類借口往往成為阻礙流程推進的主要理由。
使用自動化流程，這項任務就不可能落空。以招聘為例，人力資源代表一旦收到篩選結(jié)果，系統(tǒng)就會提示他發(fā)送錄取通知書。如果他在某個截止日期之前沒有寄信，系統(tǒng)將通知其主管。
2.賦予員工在很少甚至沒有監(jiān)督的情況下能成功管理自己的工作
如果企業(yè)制定了正確的流程，則每個員工都知道們負責的事情。如果他們的工作沒有及時完成，則管理人員會收到通知。主管無需對員工進行微觀管理也無需不斷監(jiān)控他們的進度，員工就更不需要花費大量的時間不斷地回應自己的工作狀態(tài)。相反，經(jīng)理可以查看正在執(zhí)行的整個工作流程，并從宏觀層面查看正在發(fā)生的事情。在招聘的工作場景中，我們會看到如果人事部門尚未發(fā)出對合適新員工的要約信，那么經(jīng)理就可以及時進行干預，避免錯過最佳時期。
3.員工在完成任務方面更加高效
由于具有內(nèi)置的監(jiān)督機制，工作流自動化提高了員工的責任感。 管理層可以查看正在發(fā)生的情況，并確定是否存在任何瓶頸，而不必打擾員工并使他們脫離工作。員工在完成任務方面會變得越來越有效率。
4.內(nèi)部溝通得到改善
當我與一家公司會面談論自動化流程時，我們會將與該流程有任何關(guān)系的每個人都拉到一個房間里，然后我們在白板上創(chuàng)建一個流程圖。然后，我們可以可視化流程的開始和結(jié)束位置，可交付成果是什么，以及誰在流程中發(fā)揮了作用。每次進行此活動時，都會有人說：“嘿，在此過程中的某個點，我需要得到通知，以便我可以繼續(xù)進行任務?！?工作流自動化的附帶好處之一就是改善內(nèi)部溝通的機制。在許多公司，員工離開公司的一大原因就是與管理層缺乏溝通。自動化的工作流程確保了工作中的交流，也劃清了工作的邊界，使得內(nèi)部溝通的效率也改善了。
