我們?yōu)槭裁匆P(guān)注工作流
作者：alphaflow來源：flowyun.com訪問：144時間：2020-04-15
研究表明，有52％的企業(yè)從不或很少衡量其業(yè)務(wù)流程的成功或失敗，而余下的企業(yè)仍然有59％的企業(yè)并沒有計劃來分析、設(shè)計或管理這些流程。事實上我們發(fā)現(xiàn)，良好地理解和管理業(yè)務(wù)流程是企業(yè)長壽的關(guān)鍵，如果沒有良好管理的工作流程，就無法真正優(yōu)化流程。
實際上，工作流管理可以微觀整個企業(yè)的成功與失敗背后的原因。 但是，什么是工作流管理呢？ 它與業(yè)務(wù)流程管理有何不同？ 您怎么知道工作流程是否存在問題而導(dǎo)致工作無法推進，無法成功呢？
除了明顯的故障之外，要發(fā)現(xiàn)工作流中的有問題的節(jié)點并不容易。 但是，通過了解優(yōu)質(zhì)的工作流程是什么樣的，我們就可以從整個公司中受益。
如果您不確定良好的工作流程是什么樣子，那么請參考以下幾個基本點。
因此，工作流管理是企業(yè)戰(zhàn)略性實現(xiàn)目標(biāo)的方式。它概述了在可重復(fù)的基礎(chǔ)上完成特定結(jié)果所需的任何任務(wù)，人員和資源（不要與項目管理混淆，后者涉及與單個項目有關(guān)的任務(wù)）。沒有它，復(fù)雜的項目會變得不堪重負，從而導(dǎo)致壓力增加，團隊混亂，工作質(zhì)量下降甚至引發(fā)企業(yè)的災(zāi)難。
工作流管理通常與術(shù)語業(yè)務(wù)流程管理（BPM）互換使用，但有所不同。 BPM專注于改善整個業(yè)務(wù)流程（從整體上看），以提高企業(yè)的效率。這可以包括記錄和分析過程，以發(fā)現(xiàn)每個工作流中的任何速度下降或雜亂的跡象。如果我們把公路上行駛的汽車看作工作流的話，BPM相當(dāng)于一個交通控制中心，工作流是BPM的一部分，而BPM總體目標(biāo)是監(jiān)視整個交通模式并優(yōu)化道路本身，以獲得更好的旅行體驗。
雖然兩者相似，并且可以并行工作以提高企業(yè)的效率，但兩者各有千秋。就實現(xiàn)日常目標(biāo)而言，工作流管理是BPM流程中必不可少的部分，它可以幫助企業(yè)平穩(wěn)運行。
良好的工作流程與不良的工作流程
如果你覺得已經(jīng)有一個完成任務(wù)和達成目標(biāo)的良好系統(tǒng)，但我們?nèi)匀挥泻芏嗬碛扇ブ匦驴紤]工作流程以確保其完全優(yōu)化。
真正優(yōu)化的工作流程將：
?確定并刪除導(dǎo)致速度變慢的不必要的步驟和過程
?將適當(dāng)?shù)娜蝿?wù)分配給具有適當(dāng)技能的人員，以提高工作質(zhì)量
?允許管理層專注于戰(zhàn)略業(yè)務(wù)活動（BPM），而不必擔(dān)心截止日期
?提供完成任務(wù)的順序（時間順序）
?使員工常規(guī)執(zhí)行的某些決策和流程自動化（節(jié)省時間）
?減少文書工作和其他溝通負擔(dān)（減少電子郵件，備忘錄，會議等）
?鼓勵部門之間的合作
?跟蹤進度并評估績效
?保留先前流程的記錄，并使將來的流程可重復(fù)
?消除決策疲勞
通常，您的工作流程還應(yīng)在問題發(fā)生之前為您提供解決方案。理想情況下，您的計劃回答諸如“誰被分配給此任務(wù)的人”之類的問題。 “如果無法使用該怎么辦？” “還應(yīng)該通知誰？”和“錯過此操作后會發(fā)生什么？”等等。
另一方面，如果工作流程的優(yōu)化不佳（或沒有工作流程），則會在出現(xiàn)問題時增加事件、項目失敗的風(fēng)險，并且需要更多的人工工作才能完成相同的任務(wù)。
例如，財務(wù)部門的工作流程不佳可能會出現(xiàn)如下情況：
?員工A收到發(fā)票并以PDF格式掃描發(fā)票
?員工A通過電子郵件將PDF發(fā)送給財務(wù)部門的員工B
?員工B通過電子郵件向員工A確認已收到
?員工B打印發(fā)票并手動填寫相關(guān)信息或表格
?員工B將發(fā)票重新掃描為PDF，并保存版本以保存記錄
?員工B將付款發(fā)送給適當(dāng)?shù)墓?yīng)商
?員工B將交易輸入應(yīng)付帳款系統(tǒng)
當(dāng)任務(wù)完成時，所有參與者的流程都很耗時。如果錯過了某個步驟，則可能會延遲甚至完全忘記向供應(yīng)商付款。
當(dāng)使用適當(dāng)?shù)墓ぷ髁鞒坦芾韺a(chǎn)生更好的結(jié)果：
?員工A收到發(fā)票并將其直接掃描到應(yīng)付賬款中
?如果需要批準(zhǔn)，發(fā)票將自動處理或向員工B發(fā)出警報
?員工B以數(shù)字方式批準(zhǔn)發(fā)票
?付款被發(fā)送給賣方，交易記錄自動保存
?借助工作流管理，無需人工（無需打印，掃描等），并且最繁瑣的任務(wù)實現(xiàn)了自動化，從而為所有參與人員節(jié)省了時間和精力。
為什么工作流程對您的業(yè)務(wù)很重要？
不幸的是，許多企業(yè)的工作流程問題被忽視。這可能是由于無知——管理者根本不知道有更好的方法；或者是因為慣性——認為“這么工作就是最好的，一成不變最不會犯錯?！?br/>
但是，工作流管理旨在幫助企業(yè)產(chǎn)生真實的結(jié)果。它可以幫助領(lǐng)導(dǎo)者隨時了解其企業(yè)中正在發(fā)生的事情，洞悉這些問題后可以通過自動化改進，而避免了無頭緒、昂貴的實踐，并可以為成功提供可衡量的結(jié)果。
工作流還可以幫助企業(yè)專注于更重要的任務(wù)，例如客戶服務(wù)，聘請頂尖人才或改善核心產(chǎn)品或服務(wù)。您不必為了完成最簡單的任務(wù)而浪費時間
如果不確定是否存在工作流程問題，我們還可以考慮以下事項：
?評估公司中未記錄任何當(dāng)前工作流程
?列出員工和客戶與這些工作流程相關(guān)的最大訴求
?列出為解決企業(yè)問題所需技術(shù)愿望列表
?確定工作流程導(dǎo)致嚴(yán)重的速度減慢，延遲或其他問題的區(qū)域
?獲取員工或客戶的反饋，以幫助確定可能存在工作流程問題的范圍
如果有重復(fù)任務(wù)、時間緊迫、溝通失誤、目標(biāo)未實現(xiàn)、交付成果未完成或質(zhì)量較差或項目延遲的跡象，則表明工作流程不良（或缺失）。
確保與參與每項任務(wù)的團隊成員交談，以幫助確定任何主要問題，并在“當(dāng)前工作流”中收集盡可能多的數(shù)據(jù)，以幫助定義對未來的工作流。
最后的想法
雖然沒有合適一個通用的解決方案去適應(yīng)所有企業(yè)的工作流程，但一般而言，積極的工作流程將簡化流程消除冗余、減少錯誤并幫助的員工快速高效地完成任務(wù)。
如果您發(fā)現(xiàn)運營中遇到瓶頸，或者持續(xù)遇到重大（甚至較小）挫折，則可能表示工作流程不佳。確定問題后，便可以開始尋找并實施正確的解決方案完善工作流。
