Alphaflow實現(xiàn)辦公自動化
作者：alphaflow來源：flowyun.com訪問：186時間：2019-05-14
沒有人認為技術(shù)可以徹底改變辦公室運作的方式?人們常說的辦公自動化在實際工作中究竟表現(xiàn)是怎么樣的呢?事實上，Workflow不僅僅是代表著工作與紙張分離，使用workflow工具意味著在于實現(xiàn)辦公自動化。當(dāng)我們在談?wù)撧k公自動化時，我們談?wù)摰氖墙柚夹g(shù)來管理信息和資源，也就是說，使用workflow來提高公司的績效。
Alphaflow的價值
Alphaflow BPM提供了辦公自動化這一概念所涉及的計算機設(shè)備、軟件和應(yīng)用程序，并以數(shù)字方式收集、創(chuàng)建、存儲、操作和重新傳輸執(zhí)行任務(wù)和實現(xiàn)辦公室目標所需的信息。
通過Alphaflow，我們會減少日常辦公中電子郵件的使用，同時甚至減少工作中電子表單的使用。許多人并不了解，優(yōu)秀的workflow產(chǎn)品會簡化工作中的流程操作，讓員工更有效地利用工作時間，減少通過交換電子郵件或即時會話的軟件所損失的工作時間。
其目的是在一個單一的平臺中收集和組織企業(yè)相關(guān)的所有事件，以促進項目的按時交付，幫助優(yōu)化現(xiàn)有的程序，并定義一個靈活和有能力的工作例行程序。
辦公自動化的優(yōu)勢
辦公自動化帶來的一些好處：
A. 提高追查責(zé)任的能力;
B. 能夠委派和執(zhí)行每個員工的任務(wù);
C. 使企業(yè)具備更大的透明度，因為管理者和請求者可以實時跟蹤所有請求;
D. 通過控制期限和發(fā)送警報，更容易建立流程的優(yōu)先級;
E. 由于減少了活動的處理時間和人工錯誤，提高了工作時間的利用率;
F. 通過為指標、管理面板、統(tǒng)計數(shù)據(jù)和流程性能指標生成數(shù)據(jù)，提高了信息安全性;
G. 更好地控制流程，幫助員工在正確的時間做正確的事情，提高生產(chǎn)力;
H. 在基于數(shù)據(jù)的決策中具有更高的一致性和靈活性。
Workflow的八大優(yōu)勢
1.簡單的工作流設(shè)計
設(shè)計和研究一個現(xiàn)代化的辦公自動化系統(tǒng)，其目的是使最終用戶的生活更容易。工作流將各種特性結(jié)合在一起設(shè)計流程，以便對使用工作流的任何人都更好，同時讓他們更了解工作流任務(wù)，參與流程的建設(shè)和發(fā)展。
在選擇workflow工具之前，您應(yīng)該為自己創(chuàng)建一個直觀的工作流方法，去理解并創(chuàng)建一系列您認為對流程重要的任務(wù)。優(yōu)秀的workflow軟件不應(yīng)確定或定義業(yè)務(wù)所需的所有操作。相反，它的功能是以最簡單的方式滿足你團隊的需要，擁有不復(fù)雜的工作例程和促進團隊信息的交換。
2.移動兼容性
所有人都可以通過移動設(shè)備訪問信息，這一點非常重要。現(xiàn)代企業(yè)大多擁有遠程工作的團隊成員，他們只是想在等待航班時訪問一些重要信息，那么所選的workflow工具應(yīng)該可以在他們的手機上隨時訪問。同時，我們在工作中也存在某些因個人原因不能回應(yīng)或延遲的工作狀況，擁有移動兼容性的工具能讓這些缺席的團隊人員在異地異時同步信息，降低溝通成本。
因此，必須確保云計算中的信息安全，以便在不影響公司活動的情況下能夠快速做出決策。
3.與其他軟件集成
如果您的企業(yè)已經(jīng)使用了其他工具，如SAP、CRM、財務(wù)系統(tǒng)等，那么與其他軟件集成性就很重要。
好的workflow工具具備辦公自動化的集成，例如：當(dāng)收到投訴電子郵件時，能自動啟動客戶服務(wù)流程;當(dāng)某人在網(wǎng)站上填寫聯(lián)系人表格時，自動化會啟動銷售過程中的探訪流程;當(dāng)您在創(chuàng)建一向團隊任務(wù)流程中，它將啟動成本預(yù)控流程。
現(xiàn)代工作流系統(tǒng)(如Alphaflow)允許您使用釘釘?shù)鹊谌降葢?yīng)用程序創(chuàng)建多個自動化。
4.任務(wù)管理
您是否使用電子郵件跟蹤工作請求和流程?您的團隊如何管理這些電子郵件?你有權(quán)力進入員工的郵箱嗎?您是否要求您的團隊將您抄送到所有郵件中，以便您了解每個請求?您每天收到多少封電子郵件?
如果這些問題中的任何一個引起了您的共鳴，那您可能需要一個具有“任務(wù)管理”功能的自動化工具。我們常聽說，某些員工度假回來就看到自己的工作郵箱要“爆炸了”，每次閱讀、回復(fù)這些工作郵件就可能占據(jù)我們工作很大一部分事件。但是，如果您使用workflow工具中待辦事項列表界面，您可以清晰的查看團隊中每個成員的所有未決任務(wù)、請求者的所有請求，并通過表單快速維護這信息。
通過管理者配置文件，您還可以重新分配任務(wù)，并使用聊天功能與您的團隊進行更快速的交互。所有這些信息都保存在數(shù)據(jù)庫中，您可以隨時檢索每個細節(jié)。
5.期限管理
時間就是金錢，并且時間是不可彌補的。正因為你不能彌補失去的時間，你需要在管理辦公任務(wù)時盡可能的理性和優(yōu)化。提前預(yù)設(shè)流程或請求類型，設(shè)置截止日期和日期提醒。如果可能，也為流程中的每個任務(wù)設(shè)置截止日期并對其進行監(jiān)控有助于工作中規(guī)劃任務(wù)優(yōu)先級。
Alphaflow這類流程自動化工具還允許您定義“觸發(fā)器”，這是由截止日期的進度觸發(fā)的操作：它允許在某些時間即將超時前，提醒用戶采取積極主動的行動來規(guī)避延誤帶來的風(fēng)險。
6.增加企業(yè)信息透明性
在我們工作日常中，常常涉及多部門的交互。是通過郵件交流?還是要竄訪其他部門?通過即時通訊?還是直接電話溝通?
Alphaflow向用戶提供了一種技術(shù)，即流程至上，附加電子郵件、即時通訊等多種方式來確保您與其他團隊的溝通。
流程至上的處理原則，允許您的團隊成員和外部交互的成員都能查看流程中每個任務(wù)所需的所有信息。他們不需要通過一封庸長而不顯眼的電子郵件來解讀你的要求。
7.提供流程報告和分析
辦公自動化最大的一個特色是提供流程的報告和分析。對任何公司來說，數(shù)據(jù)是決策的主要輔助手段，它與流程的經(jīng)歷、速度、結(jié)果以及質(zhì)量同等重要。
最好的workflow產(chǎn)品都具有內(nèi)置的報告和分析功能，因此不需要采用其他軟件來測量工作時間等工作流數(shù)據(jù)。Alphaflow提供領(lǐng)導(dǎo)駕駛艙來幫助決策者建立企業(yè)動態(tài)數(shù)據(jù)的面板。
8.訪問控制
工作中，我們時常關(guān)注所有工作流的訪問授權(quán)，即允許或拒絕訪問您認為機密的信息。
一個好的工作流自動化系統(tǒng)不會忽略這個特性，畢竟它是企業(yè)信息安全的度量。辦公自動化最重要的功能之一是可設(shè)置訪問數(shù)據(jù)的不同權(quán)限，以便控制并改進流程。
結(jié)語
當(dāng)然，實現(xiàn)辦公自動化的形式還有很多，我們也相信隨著工作模式的拓展，Workflow工具也在順應(yīng)變化和需求不斷改變。如果您對實現(xiàn)辦公自動化有什么見解，我們希望與您一同探討。
