如何利用Workflow有效管理跨職能團(tuán)隊(duì)
作者：alphaflow來源：778801.cn訪問：174時(shí)間：2019-05-20
跨職能團(tuán)隊(duì)是企業(yè)未來團(tuán)隊(duì)發(fā)展的方向。越來越多的企業(yè)會(huì)發(fā)現(xiàn)，隨著企業(yè)業(yè)務(wù)的復(fù)雜性不斷提高，跨職能團(tuán)隊(duì)有能力在項(xiàng)目上做好控制，效率也比一般部門之間的業(yè)務(wù)協(xié)作更高。
不過，它們也有一些缺點(diǎn)。例如：許多跨職能團(tuán)隊(duì)存在溝通問題，管理不善是造成跨職能團(tuán)隊(duì)無法發(fā)揮最大潛力的主要原因。如果你想讓一個(gè)跨職能團(tuán)隊(duì)充分發(fā)揮其作用，那么你很有可能需要得到Workflow工具的協(xié)作。
促進(jìn)溝通
跨職能團(tuán)隊(duì)成員有很多事情要做：他們經(jīng)常處理各種各樣的任務(wù)，而且往往任務(wù)之間是無縫連接的。在層層疊疊的任務(wù)中，你的團(tuán)隊(duì)需要充分的時(shí)間交流。除了確保留出足夠的時(shí)間開會(huì)，還需要讓每個(gè)成員都能隨時(shí)跟上進(jìn)度。如果你的跨職能團(tuán)隊(duì)成員由遠(yuǎn)程工作人員組成，那么因?yàn)闀r(shí)間、地點(diǎn)而造成溝通效率和成本就會(huì)大大提高。因此，workflow工具就顯得尤為重要了。許多工作流能減少各任務(wù)間團(tuán)隊(duì)成員溝通的頻率，通過業(yè)務(wù)作為樞紐，能讓團(tuán)隊(duì)成員充分利用碎片化時(shí)間來增進(jìn)溝通。
將團(tuán)隊(duì)成員化零為整
由于跨職能團(tuán)隊(duì)常常需要解決各色各樣的問題，所以很難在同一個(gè)框架下定義如何解決所有問題。雖然有些業(yè)務(wù)狀況的解決方案非常適用于整個(gè)企業(yè)，但有些則需要我們單獨(dú)考慮并解決。采用workflow工具不僅在技術(shù)上實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)成員的“串聯(lián)”，并且讓每個(gè)參與業(yè)務(wù)的團(tuán)隊(duì)成員在思維上形成“串聯(lián)”。對(duì)于相同的問題，或許他們每個(gè)人都會(huì)有獨(dú)特的問題和關(guān)注點(diǎn)，他們會(huì)想和你一起解決，雖然多種建議也可能增加管理的難度，但當(dāng)我們涉及重大項(xiàng)目時(shí)，他們每個(gè)人的建議都有可能成為解決問題的金石。
從爭論中尋找解決之道
跨職能團(tuán)隊(duì)最大的一個(gè)問題往往意見分歧，從而陷入僵局，并相互反對(duì)。這聽起來很可怕，但恰恰這是作為跨職能團(tuán)隊(duì)的管理者所需要的。你需要的不是保持一致意見和思想的團(tuán)隊(duì)，你需要的是來自各個(gè)部門和領(lǐng)域的思想和意見，讓它們碰撞出火花，讓創(chuàng)新在相互對(duì)立的思想中聚集并一同解決問題。這類沖突也不會(huì)時(shí)常發(fā)生，一旦發(fā)生如果處理得當(dāng)，這種沖突會(huì)徹底改變公司的工作方式，為企業(yè)帶來活力。Workflow能夠記錄各種意見的反饋，管理者也可以通過數(shù)字化的方式監(jiān)測不同工作流路徑帶來的結(jié)果反饋。
讓流程井然有序
當(dāng)你監(jiān)督一個(gè)跨職能團(tuán)隊(duì)時(shí)，往往需要管理和跟蹤多個(gè)流程。團(tuán)隊(duì)成員都在做不同的事情，能夠最有效促進(jìn)團(tuán)隊(duì)效率的就是讓他們知道其他人在接近流程中的哪個(gè)步驟。
利用Workflow的好處是能把這些事件、解決方案、最后期限記錄下來。并且能生產(chǎn)動(dòng)態(tài)的數(shù)據(jù)報(bào)表分發(fā)到每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員手中。同時(shí)，如果某個(gè)團(tuán)隊(duì)成員要修正流程上的文檔，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成一個(gè)數(shù)字副本。不僅如此，工作流自動(dòng)化還減少了手工誤寫、信息傳遞造成的錯(cuò)誤。
為了改變
適應(yīng)市場變化永遠(yuǎn)是企業(yè)追求的不變主題。你的跨職能團(tuán)隊(duì)可能會(huì)為你的企業(yè)帶來改變的第一步。Workflow能夠幫助你的跨職能團(tuán)隊(duì)靈活變通地應(yīng)對(duì)市場環(huán)境，無論是團(tuán)隊(duì)成員，還是供應(yīng)商，無論是管理者，還是客戶，都會(huì)作用在業(yè)務(wù)流上發(fā)揮協(xié)作的力量，讓企業(yè)隨市場而邊。
