大學(xué)高校如何使用工作流自動化來降低成本
作者：alphaflow來源：778801.cn訪問：297時間：2020-04-23
高等教育機(jī)構(gòu)通常也是建立在工作流程之上的。往往機(jī)構(gòu)越大，為了使事情繼續(xù)有效運行，就需要遵循更多的流程。但是，對于許多人來說，如何有效地管理這些工作流程依舊是問題的核心。
紙質(zhì)表格、電子郵件和電子表格（實際上是任何非自動化的內(nèi)容）都可能導(dǎo)致重要事件（例如入學(xué)，財務(wù)援助，教師需求，學(xué)生時間安排等）有所放慢和延遲。
許多學(xué)院和大學(xué)經(jīng)常感到壓力，要求不斷提高自身作學(xué)術(shù)機(jī)構(gòu)的水平，因此簡化工作流程成為主要目標(biāo)。然而，這些流程的管理可能既困難又耗時，并且錯誤的代價高昂。值得慶幸的是，工作流自動化（包括企業(yè)，醫(yī)療保健及其他行業(yè)在內(nèi)的各個行業(yè)都已采用）也可以幫助高等教育克服這些挑戰(zhàn)。
大學(xué)高等教育中手動工作流程的挑戰(zhàn)
像任何機(jī)構(gòu)一樣，大學(xué)在內(nèi)部和外部都依靠個人和部門之間的互動來運作， 但是，大學(xué)和學(xué)院面臨許多其他組織所沒有的挑戰(zhàn)。其中包括學(xué)生入學(xué)率以及諸如其他財務(wù)援助（外部）等復(fù)雜財務(wù)問題。此外，一些最大的挑戰(zhàn)可能涉及以下流程：
?注冊，招生部門的協(xié)調(diào)
?研究與項目收購
?員工發(fā)展與培訓(xùn)
?促進(jìn)校友關(guān)系和社區(qū)關(guān)系的活動和捐贈
?職業(yè)咨詢和建議，國際和殘障學(xué)生支持
?學(xué)生資助、助學(xué)金、員工財務(wù)
?學(xué)生和員工的安全
這些流程尤其會給管理者帶來沉重的工作量，其中許多人將花費他們的時間來處理表單，發(fā)送電子郵件或打電話。
這可能會導(dǎo)致許多重復(fù)性任務(wù)，也使管理員容易遭受人為錯誤的風(fēng)險。這里的表單丟失，那里的通知丟失可能堆積起來，從而導(dǎo)致嚴(yán)重的延遲。由此可見，即使是簡單的自動化工作流程也能使管理員受益良多。
自動提交表單以進(jìn)行批準(zhǔn)和通知而無需管理員發(fā)送一封電子郵件就可以為員工節(jié)省一天的寶貴時間。自動化可以消除或減少高等教育中一些最大的浪費，包括投入過剩（在一個項目上發(fā)送太多表格或花費太多時間），等待和重復(fù)工作。它還可以幫助將教授的時間重新分配給管理任務(wù)，使他們可以專注于教學(xué)。
即使每天節(jié)省幾分鐘，隨著時間的推移工作流自動化也可以節(jié)省大量的資金。由于許多大學(xué)都在努力削減成本，因此自動化可以成為許多機(jī)構(gòu)的主要利器。
但是，工作流自動化的關(guān)鍵是要知道哪些學(xué)術(shù)或行政工作流將從中受益最大，并找到合適的工具來完成需要完成的任務(wù)。
那么大學(xué)可以自動執(zhí)行哪些工作流程？對于管理者來說，這可以包括需要提交審批的任何表格，包括：
?教師旅行要求
?財政援助要求
?撥款提案流程
?實習(xí)申請
?付款要求
?教職員工入職
?會議、學(xué)術(shù)筆錄要求
?入學(xué)申請
?獎學(xué)金申請
對于教授和其他教學(xué)人員，這可能包括以下內(nèi)容：
?預(yù)算申請批準(zhǔn)
?學(xué)生安排
?出勤記錄
?旅行或出差要求
?同行或?qū)W生評價
?課程批準(zhǔn)
?工資表
?教學(xué)內(nèi)容審批
?獎學(xué)金獎勵審批
這些流程中的許多流程都需要提交給多個部門批準(zhǔn)，例如模擬廈門大學(xué)國際學(xué)生獎學(xué)金申請，它可能需要通過學(xué)院財務(wù)部門及學(xué)院的學(xué)術(shù)考核。如下圖：
（獎學(xué)金申請表設(shè)計）
（獎學(xué)金申請流程模擬測試）
自動化不必手動篩選紙質(zhì)表格，這樣可以騰出時間和資源，讓教職員工專注于更重要的事情。畢竟，經(jīng)營學(xué)術(shù)機(jī)構(gòu)行政工作不是唯一的內(nèi)容。
評估大學(xué)高校的工作流程需求
那么我們?nèi)绾沃朗欠裥枰獮閷W(xué)院或大學(xué)實現(xiàn)工作流程自動化，或者應(yīng)該自動化哪些工作流程？
首先要開始的是基本的工作流程評估
步驟1：查看工作流程的當(dāng)前狀態(tài)
如果我們從未仔細(xì)觀察過流程，可能很難知道流程中是否存在瓶頸。您可能已經(jīng)掌握了完成哪些流程所需的時間最長，或者某些工作人員在當(dāng)前工作流程上存在問題的地方。但是，您可能仍然能在基本的工作流程評估中找到低效的環(huán)節(jié)。通過列出主要流程及其理想結(jié)果的列表，我們可以此來衡量當(dāng)前流程是否符合預(yù)期。
步驟2：監(jiān)控當(dāng)前流程的效率低下和觀察理想結(jié)果
查看流程的綜合效率，例如：員工在搜索信息，重新格式化文檔和復(fù)制信息等執(zhí)行上的時間；當(dāng)前工作流程的投訴或合規(guī)性問題的多少；員工對當(dāng)前工作流程的工作滿意度等等
我們可能希望發(fā)送員工調(diào)查或讓教師提交報告，以確保記錄成功的指標(biāo)，并且盡可能地獲取實時分析。
步驟3：創(chuàng)建自動化路線圖
下一步是繪制工作流程（我們建議使用泳道圖）并創(chuàng)建工作流程路線圖。該路線圖將代表每個工作流程，并直觀地顯示它們?nèi)绾蜗嗷ビ绊?，流程中涉及哪些部門或角色以及應(yīng)如何實施不同的流程。這包括給定一個流程的每個步驟以及完成整個工作流程所需的時間。
（自動生成的流程圖，模擬實測）
盡管對于某些人來說，這可能是規(guī)劃流程自動化中最困難的部分，但這也是最有益的。一旦有了工作流路線圖，自動化就很容易了。
結(jié)論
高校工作流自動化的目標(biāo)是盡可能消除人為錯誤，并削減成本。如果教職人員將較少的時間花在乏味的、重復(fù)的行政事情上，而將更多的時間用于學(xué)術(shù)，自然是一種管理成功了。
