如何定義工作流的內(nèi)容？
作者：alphaflow來(lái)源：flowyun.com訪問(wèn)：148時(shí)間：2019-05-31
定義工作流的內(nèi)容是指設(shè)計(jì)交付工作流所需內(nèi)容項(xiàng)，從摘要到最終發(fā)布在工作流平臺(tái)所需的每個(gè)階段。
在項(xiàng)目的早期，通常由相關(guān)人員參與定義這個(gè)流程，這對(duì)于按時(shí)交付內(nèi)容并控制其在預(yù)算內(nèi)非常關(guān)鍵的。本文將以一個(gè)典型的工作流為例，研究團(tuán)隊(duì)如何定義自己的工作流交付內(nèi)容。
典型的工作流程
在一項(xiàng)工作流中，每個(gè)項(xiàng)目都有所不同的，因此要定義的工作流內(nèi)容也不盡相同。有些流程涉及到需要法律審查的因素，有些流程則可能需要CEO進(jìn)行簽批，有些流程則要求提供多種語(yǔ)言的內(nèi)容。因此，我們可以以某個(gè)典型的工作流程為例，準(zhǔn)備好適應(yīng)不同工作流的各個(gè)階段。
您可能考慮過(guò)如何更改、添加、重命名某些階段以加強(qiáng)您的工作流。所有這些都是為了使工作流對(duì)您的組織、團(tuán)隊(duì)情況和資源具有相關(guān)性和有用性。這對(duì)于確保工作流能夠有效地引導(dǎo)整體內(nèi)容操作至關(guān)重要。
設(shè)計(jì)自己的工作流交付內(nèi)容
設(shè)計(jì)工作流的內(nèi)容對(duì)任何團(tuán)隊(duì)來(lái)說(shuō)都是一項(xiàng)巨大的投資，但是您預(yù)先在內(nèi)容上投入的時(shí)間越多，在流程生命周期中應(yīng)對(duì)的障礙和挑戰(zhàn)就會(huì)越少。
召開(kāi)一個(gè)工作流設(shè)計(jì)研討會(huì)是一個(gè)很好的方法，一方面能吸引關(guān)鍵的利益相關(guān)者，另一方面能給予研討會(huì)足夠明確的目標(biāo)。例如：為某個(gè)項(xiàng)目設(shè)計(jì)適當(dāng)?shù)墓ぷ髁?；盡早確定內(nèi)容交付差距；流程發(fā)布后如何通知內(nèi)容管理等等。
在研討會(huì)中，團(tuán)隊(duì)需要完成六項(xiàng)主要任務(wù)，這些任務(wù)將協(xié)作您在工作流設(shè)計(jì)中所要實(shí)現(xiàn)的這些目標(biāo)。
任務(wù)一：映射工作流內(nèi)容
模擬工作情景，請(qǐng)團(tuán)隊(duì)捕獲適當(dāng)?shù)墓ぷ髁鞑襟E，以便生成示例內(nèi)容項(xiàng)。需要讓他們?cè)诹鞒痰拿總€(gè)階段都有描述和定義。
任務(wù)二：添加人員
為其工作流中的每個(gè)階段分配和標(biāo)記一個(gè)人或角色。這將幫助您識(shí)別任何未分配的角色，以及一個(gè)人是否負(fù)責(zé)多個(gè)職責(zé)或工作內(nèi)容。
任務(wù)三：識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)和痛點(diǎn)
突出顯示并注釋工作流中的潛在痛點(diǎn)?？紤]工作流可能存在的瓶頸、已知問(wèn)題、缺乏的技能和內(nèi)部資源的限制。這將有助于解決一些表面問(wèn)題，比如某個(gè)人的工作量不公平，或者是某人所需技能的短缺。
任務(wù)四：設(shè)計(jì)解決方案
考慮到軟件、系統(tǒng)和工具的使用，并詢問(wèn)當(dāng)前技術(shù)和應(yīng)對(duì)策略是什么？有助于減輕或消除潛在痛點(diǎn)。預(yù)先對(duì)這些痛點(diǎn)規(guī)劃解決方案，做好工作流預(yù)警方案。
任務(wù)五：預(yù)估時(shí)間
以小時(shí)為單位估算每個(gè)階段實(shí)際需要花費(fèi)的工作量。計(jì)算完成階段所需的實(shí)際工時(shí)（工作量），而不是完成階段所需的時(shí)間跨度（持續(xù)時(shí)間），合理規(guī)劃資源調(diào)配。
任務(wù)六：推廣和檢驗(yàn)工作流程
向團(tuán)隊(duì)其他成員展示工作流程，并且積極獲取他們對(duì)工作流的評(píng)論。每個(gè)小組都會(huì)在整個(gè)會(huì)議室中瀏覽他們的工作流程并邀請(qǐng)討論。及時(shí)改善工作流設(shè)計(jì)中可能存在的缺陷。
在研討會(huì)結(jié)束后，將商定的工作流程數(shù)字化，并將其分發(fā)給所有相關(guān)的利益者，確保他們跟進(jìn)新設(shè)計(jì)的工作流。總結(jié)進(jìn)入最終工作流所經(jīng)歷的流程，并清楚地傳達(dá)哪些階段是什么，每個(gè)階段需要做什么，以及誰(shuí)負(fù)責(zé)完成這些任務(wù)。
總結(jié)
最后請(qǐng)記住，確保最新的工作流程圖和支持文檔分享給項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)。將工作流的說(shuō)明備份到知識(shí)庫(kù)讓整個(gè)團(tuán)隊(duì)都能接觸到它、了解它，這樣就不會(huì)有人因工作內(nèi)容和邊界模糊而產(chǎn)生誤解。
